Kaip viską suspėti – planas, planas ir dar kartą planas

Apie tai, kad planas yra pusė padaryto darbo, žinome visi. Nepaisant to, žinoti ir daryti – yra du skirtingi dalykai. Jeigu dirbame įvairiose projektų valdymo srityse, rinkodaroje, pardavimuose ir panašiose sferose, strateginius veiksmų planus darome nuolatos. Tai neatsiejama darbo dalis, kuri padeda sukoncentruoti jėgas ir žinias kryptingai. Kita vertus, mūsų kasdieninis gyvenimas ir asmeniniai tikslai, asmeninė darbinė, dvasinė ir kūrybinė veikla, planavimo prasme, dažniausia kažkodėl „lieka už borto“. Jos neplanuojame arba, jei planuojame, neužsirašome. Ir po to stebimės, kurgi dingsta tas laikas ir kodėl niekaip nieko nespėjame.

Jau daug metų tiesiog nemoku ir nenoriu gyventi be kasdienio darbų kalendoriaus. Kai kurie pažįstami sako – „Kam tau tas kalendorius? Aš tai viską planuoju galvoje“ arba „Aš tai viską atmintinai prisimenu“. Deja, statistika rodo, kad žmonės, kurie planuojamus kasdienius darbus rašosi, ne tik dirba našiau, bet ir padaro daugiau.

Anksčiau stebėdavau skirtingus tą patį darbą dirbančius ir panašiomis sąlygomis gyvenančius žmones. Vieni jų visą laiką skųsdavosi, kad norėtų daugiau laiko asmeniniams dalykams, nes visą jį suvalgo darbas ir šeima. Kiti, dirbdami bene tą patį, dar sugebėdavo skaityti išmintingas knygas, lankytis vertinguose renginiuose, vystyti nedidelį asmeninį verslą, sportuoti ir užsiimti įvairia kūryba. Tuomet svarsčiau, ar toks rezultatas -vien tik asmeninių savybių pasekmė? Ar „barbės devyndarbės“ tokiomis gimsta? Su laiku supratau, kad tinkamo ir strategiško laiko planavimo galima išmokti. Tam tereikia šiek tiek žinių ir daug praktikos. Dabar, kai draugai manęs klausia – Tu, tiek daug visko veiki – verslas, kūryba, dvasinė veikla ir projektai, sportas, visuomet jaukūs ir šilti namai, dėmesys šeimai – kaip tu viską spėji? – atsakau – aš tiesiog tinkamai suplanuoju savo laiką. 🙂

Taigi, šį kartą ir noriu prisiminti labai naudingą ir plačiai pritaikomą stebuklingą įrankį, galintį mus paversti visur visada spėjančia ir daug nuveikiančia asmenybe – tai yra gyvybiškai būtiną raštišką planą.

Taigi, kas galėtų ir turėtų atsirasti darbų sąsiuvinyje?

• kasdieniai, savaitiniai, mėnesiniai darbiniai reikalai (skambučiai, elektroniniai laiškai, susitikimai, konkrečios užduotys, komandiruotės ir t.t.),
• buitiniai bei asmeniniai reikalai (parduotuvės, bankai, valstybinės įstaigos ir kt., namų ūkio darbai, susitikimai su draugais, šeima, išvykos),
• kūrybinė bei dvasinė veikla (kursai, treniruotės, visokeriopa kūryba, dvasiniai filmai, knygos, netgi meditacijos, kurias planuojame tą dieną daryti ir t.t.),
• tolimesni strateginiai verslo planai (jei vystote asmeninę veiklą)
• filmų, kuriuos reikia pažiūrėti, knygų, kurias reikia perskaityti, muzikos, kurios reikia paklausyti, vertingų paskaitų, kursų, festivalių ar kitų renginių sąrašai,
• staiga į galvą šovusios kūrybinės idėjos, verslo idėjos ir kitokie minčių srautai, su laiku virstantys realia veikla.

Atrodytų juokinga įrašyti į darbų planą maisto produktų pirkimą, vakarienės gaminimą ar skambutį draugui, bet man asmeniškai teko ne kartą įsitikinti, kad, būtent toks raštiškas planavimas padeda „multifunkcionuoti“, tai yra vienu metu būti ir darbuotoju, ir kūrėju,  ir dvasiniais dalykais pamaitinta siela, ir asmeninio laiko turinčiu žmogumi, ir geru draugu, ir pareigingu šeimos nariu (žmona, vyru, mama, tėvu ir t.t.).

Ką duoda raštiškas planavimas?

Kasdienio darbų kalendoriaus nauda atrodo akivaizdi, visgi tam, kad prisiverstumėm jį nuolatos pildyti, laikytis numatyto plano ir auginti savidiscipliną bei sugebėjimą tinkamai planuoti savo laiką, reikia daug motyvacijos. Man asmeniškai motyvacijos prideda šie puikūs raštiško planavimo suteikiami pliusai:

• Lengviau strateguoti ir perdėlioti pasikeitimus

Užsirašę ir turėdami prieš akis visą dienos, savaitės ar mėnesio darbų planą, įjungiame daug didesnius smegenų rezervus. Taip galime daug lengviau įvertinti visus UŽ ir PRIEŠ, greičiau ir patogiau paskaičiuoti laiko sąnaudas, o svarbiausia – tinkamai susidėlioti prioritetus, t.y. kurie darbai gali palaukti, o kuriuos darbus turėtumėm daryti pirmiau – ne dėl to, kad kažkas iš šalies daro spaudimą, bet dėl to, kad mes taip nusprendėm. Turint raštišką planą daug lengviau prisitaikyti prie greitai besikeičiančios situacijos, kad net ir keičiantis aplinkybėms, išnaudotumėm turimą laiką maksimaliai efektyviai. Užrašuose, kitaip nei tiesiog mintyse, darbus sukeisti vietomis ir perderinti yra daug paprasčiau.

• Lengviau prisiminti ir planuoti

Labai primityvi, bet itin svarbi priežastis rašytis kasdienius smulkiausius darbus – atminties rezervai. Įsisukę į įtemptą dienos grafiką dažnai pamirštame ne tik kad nuveikti svarbius asmeninius darbus, bet ir pavalgyti. Todėl užsirašę darbus, būsime tikri, kad nieko nepamiršome, o jei tą dieną padaryti kažko nespėjome, nesunkiai tai perkelsim į kitą dieną.

• Lengviau prisiversti ir save motyvuoti

Tarp svarbių darbų visuomet atsiranda tokių, kurie nelabai malonūs, todėl mes juos linkę atidėlioti iki „šventojo Niekada“, ypač, jei pažadame sau, kad tai padarysime, vien tik mintyse. J  Nežinau, kaip jums, bet man tai nėra įkyresnio priminimo už tą įrašą sąsiuvinyje, kuris atkakliai neleidžia pamiršti, kad kažko dar nepadariau. Jei numatytą dieną to neatlikau – kartoju įrašą kitą dieną. Ir taip tol, kol man į akis lendantys žodžiai tiesiog „pratrina sąžinę“ ir nebelieka nieko kito, kaip tik imti ir daryti.

• Malonumas užbraukti ar pažymėti ryškiai padarytus darbus

Vienas didžiausių malonumų vedant kasdienius darbo kalendorius, yra žymėtis jau padarytus darbus. Dažniausiai juos pažymiu kitos spalvos flomasteriu. Vakare, atsivertus tos dienos planą, taip gera matyti išmargintą puslapį, kuris mane nebyliai giria – „šaunuolė – žiūrėk, kaip daug visko padarei“. Ir atvirkščiai – tyliai priekaištauja dėl tinginystės, jei spalvotų pabraukimų smarkiai trūksta.

• Energetinis minčių pririšimas

Mūsų mintys, svajonės, norai ir planai, kaip ir visa kita, yra energija. Ir tam, kad padėtumėm šiai energijai materializuotis, turime ją kažkaip „pririšti“. Kitaip, ji tarsi drugelis gali nuplasnoti pas kaimyną, kuris mąstė, svajojo ir planavo panašiai, kaip ir mes. Vienas iš puikiausių pririšimo būdų – minčių, svajonių ir planų užrašymas, kuris neabejotinai veikia.

• Kūrybinių minčių, idėjų srautas

Kasdienių darbų sąsiuviniuose labai patogu rašytis ir kūrybines idėjas, mintis, genialias kartais šaunančias įžvalgas, kurios tarsi išlepintas Pegasas, nepririštos ir neįamžintos, iš karto nurisnoja sau. Jei tik į galvą šovė pati keisčiausia, naiviausia, nerealiausia idėja, kūrybinis sumanymas ir mintis – užsirašykite ją, nes labai tikėtina, kad pamiršite. Tai, kas atrodo nerealu šiandien, po mėnesio ar po metų gali tapti realybe. Užsirašę savo idėją, galėsite dar ne kartą prie jos sugrįžti, su ja dirbti, vystyti ir galiausiai iš minčių srauto užuomazgų pagimdyti tikrą realų projektą. Žinoma, tam, reikėtų sąsiuvinį visuomet turėti su savimi (kartais patogu turėti du atskirus – vieną didelį, laikomą namuose, o kitą mažesnį, skirtą vien tik idėjoms, kurį patogu įsimesti į rankinę).

• Puikus savianalizės ir savistabos įrankis (ką veikiau skirtingais gyvenimo periodais?)

Darbų kalendorius – tai savotiškos formos dienoraštis. Vartydami paskutinių kelių mėnesių ar metų įrašus, galime daug lengviau prisiminti, ką veikėm, kuo gyvenom, ko norėjom, įvertinti, kaip keitėmės, pagirti save ar pabarti ir susidėlioti tolimesnius ateities planus.

• Visi sėkmingiausi pasaulio lyderiai veda asmeninius užrašus ir dėliojasi planus

Jei darbų kalendorių ir asmeninių užrašų efektyvumas nebūtų toks didelis ir akivaizdus, kaip manot, ar sėkmingiausi ir daugiausia pasiekę pasauliniai lyderiai tam gaištų savo laiką? Ko gero ne. Kodėl nepasekus būtent jų pavyzdžiu? Jie irgi nuo kažko pradėjo ir būtent planavimas, tikėtina, kad buvo vienas iš įrankių padėjusių jiems tapti sėkmingais ir efektyviai laiką planuojančiais žmonėmis.

Rašyti ranka ar kompiuteriu?

Tiek popieriniai, tiek ir elektroniniai užrašai turi savų pliusų. Nuorodas, įvarius Excel formato failus su strateginiais planais ar ilgesnius tekstus patogiau saugoti kompiuteryje. Kita vertus, popierinis kalendorius turi savitą magiją, kurios paragavus, prie kompiuterinio varianto grįžti dažniausia nesinori. Šioje vietoje kiekvienas turėtų rinktis pagal asmeninius prioritetus ir pomėgius. Mane labiausiai įkvepia popieriniai gražūs sąsiuviniai storais meniškais viršeliais, kuriuose darbus daug smagiau rašytis nei juodame standartiniame kalendoriuje, kurio dienos suskirstytos iš anksto.

Daugeliui atrodo, kad tokio plano reikia nebent verslininkams ir dirbantiems sau, bet iš tiesų būtent kasdienis asmeninis planas padeda su laiku išlipti iš samdomo darbo prievolės, pradėti vystyti savo asmeninę veiklą ir gali tapti nuostabiu našumo bei efektyvumo įrankiu netgi namų šeimininkių rankose. Kad ir ką gyvenime beveiktumėte – pabandykite visą savo veiklą raštiškai planuotis ir jau po kelių savaičių pamatysite akivaizdžius rezultatus.

Žinoma, planuojant, kaip ir darant bet ką kitą, nereikia pamiršti saiko, o svarbiausia  – esminio Visatos dėsnio – nėra nieko pastovesnio už laikinumą. Juk vis dėlto – mes planuojame, o Dievas – juokiasi. Visata mums suteikia svarbias lankstumo ir neprisirišimo pamokas, kuriose kartais neturime galimybės pasinaudoti nei planu B, nei kitomis papildomomis priemonėmis. Tuomet tepadeda kantrybė, savitvarda ir tikėjimas tuo, kad „viskas, kas atsitinka, yra būtina, reikalinga ir naudinga“, todėl planuoti būtina visuomet atsižvelgiant į nuolatinę force majore aplinkybę, vadinamą GYVENIMU.